E-office

1. E-office มีอะไรบ้าง
1.1 ระบบปฏิทินงานออนไลน์
1.2 ระบบเก็บข้อมูลลูกค้า
1.3 ระบบ Call Center บริการหลังการขาย
1.4 ระบบเอกสาร ออนไลน์
1.5 ระบบขาย
1.6 ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์,จองห้องประชุม,รถยนต์
1.7 ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
1.8 ระบบจัดเก็บไฟล์
1.9 ระบบ Knowledge Base
1.10 ระบบจัดการสินค้า
1.11 ระบบจัดซื้อ
1.12 ระบบส่งSMS


2. ประวัติความเป็นมา E-office
สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) คือการรับส่งเอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ หนังสือเชิญประชุม หนังสือเวียนต่าง ๆ ในแต่ละวันจะมีจำนวนมาก การดำเนินการดังกล่าวต้องมีการใช้ระบบทำสำเนากระดาษ ถ่ายเอกสาร ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เสียเวลาในการดำเนินงาน อีกทั้งการรับส่งด้วยกระดาษต้องใช้คนส่ง เป็นการเดินทางของหนังสือที่ล่าช้า ยิ่งอยู่ระหว่างสาขาวิทยาบริการฯ ยิ่งต้องใช้เวลาในการเดินทางมาก การดำเนินการงานสำนักงานที่เกี่ยวกับเอกสารจึงสามารถก้าวมาใช้งานแบบ e-Office ได้ โดยการใช้เครือข่ายที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ซึ่งมีการเชื่อมโยง ทุกคณะ ทุกหน่วยงาน ทุกอาคาร ของมหาวิทยาลัย ทำให้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้โดยผ่านทางเครือข่ายนี้ ขณะเดียวกันหน่วยงานทุกหน่วยงานมีความรู้ความสามารถใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อเพื่อการรับส่งข้อมูลข่าวสาร จึงควรใช้ช่องทางการสื่อสารนี้เพื่อดำเนินการรับส่งเอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ หนังสือเชิญประชุม หนังสือเวียนต่าง ๆ ให้กับทุกหน่วยงานได้ การดำเนินการ e-Office ต้องเน้นในเรื่องความทันสมัย ความรวดเร็ว ความถูกต้อง และความน่าเชื่อถือของข้อมูล ดังนั้นงานระบบ e-Office ที่กำลังจะนำมาใช้จะเริ่มจากการนำเสนอทางเดียวในลักษณะหนังสือเวียนก่อน(ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของเอกสารแบบ PDF) ขณะเดียวกันก็มีการให้ความรู้และนำเอาเรื่อง Security มาใช้ประกอบด้วย เพื่อนำไปสู่การนำเสนอให้มีการนำเอาลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) และวิธีการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการลงนามต่างๆ


3. จุดประสงค์
จุดประสงค์หลัก คือ การอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ระบบเช่นนี้เป็น การนำเครื่องมือ เครื่องใช้ หลาย ๆ อย่าง รวมเข้าด้วยกัน, ใช้งานร่วมกัน, เก็บรักษา, นำไปใช้ และกระจายข้อมูล ระหว่างผู้ร่วมงาน แต่ละคน , ทีมงาน และธุรกิจ นั้น ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ตัวอย่างของเครื่องมือ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ เช่น เวิร์ดโปรเซสซิ่ง, เครื่องพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ, อีเมลล์, วอยซ์เมลล์, เครื่องแฟกซ์, มัลติมีเดีย, คอมพิวเตอร์ คอนเฟอร์เรนซิ่ง และ วิดิโอคอนเฟอร์เรนซิ่ง


4. วัตถุประสงค์ของ E-office
เพื่อลดการใช้กระดาษตามนโยบายการบริหารงานเอกสารแบบ eOffice แล้วหันมาใช้ กระดาษอิเล็กทรอนิกส์แทน การพัฒนาระบบ eoffice จะประสบผลสำเร็จหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับประชาคมโลกทุกคน ทุกคนคือคนสำคัญที่จะช่วยกันเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานของตัวเองตั้งแต่จุดเริ่มต้นรับเอกสารต้องแปลงเอกสารเป็นอิเล็กทรอนิกส์แล้วนำเข้าระบบ ส่วนผู้รับเอกสารที่ขอรับแต่กระดาษต้นฉบับแบบเดิมก็คงต้องเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของตัวเองโดย login เข้ามารับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางระบบ eOffice แทน


5. เป้าหมายของ E-office
เป้าหมายของการใช้ระบบ eOffice จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับประชาคมทุกคนที่เป็นผู้ใช้ จะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมมาใช้เอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้มากขึ้น เริ่มเปลี่ยนตัวเองตั้งแต่วันนี้เรามีช่องทางหลายช่องทางในการสื่อสารอยู่แล้ว เช่น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ระบบเมลล์ ระบบข่าวทาง Intranet เป็นต้น ลองเข้ามาใช้ดูก่อน ในอนาคตอันใกล้เราจะใช้ระบบ eOffice ร่วมกัน ถึงวันนั้นทุกคนจะได้ไม่รู้สึกว่าเราปรับตัวไม่ได้ หรือสิ่งนี้ทำไม่ได้ หรือเป็นของใหม่ยังไม่คุ้น


6. ข้อดี - ข้อเสียของ E-office
ข้อดี ของ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)
1. ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร
2. เพิ่ม ขีดความสามารถของพนักงานในการซื้อบ้าน ที่อยู่ไกลจากตัวเมืองได้ เนื่องจากบ้านที่อยู่
ในเมืองนั้นมีราคาแพง ซึ่งจะลดปัญหาเรื่องการเดินทาง
3. เพิ่มความสามารถของพนักงานในการสามารถควบคุมตนเองได้
4. อนุญาตให้พนักงานที่มีความสามารถ และรอบรู้สามารถปฏิบัติงานที่บ้านได้
5. บริษัทสามารถติดต่อกับตลาดและบริษัทต่างประเทศนอกเวลาทำงาน
6. เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานต่างๆภายในสำนักงาน
7. การใช้เครื่องจักรแทนการปฏิบัติงานของมนุษย์เป็นการออกแบบวิธีการปฏิบัติงานที่มนุษย์ทำ
อยู่ใหม่
8. ช่วยอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน
9. ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร
10. เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บรวบรวมและค้นหา ข้อมูลข่าวสารของหน่วยงาน
11. ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานในสำนักงาน เช่น ด้านแรงงาน ด้านเครื่องมือ และด้านสถานที่จัดเก็บเอกสาร
12. ปรับปรุงการปฏิบัติงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์ หรือสำนักงานเสมือนจริง (Virtual Office)
ลดขั้นตอนของเจ้าหน้าที่ในการจัดทำต้นฉบับ จัดทำสำเนา และทำลายเอกสาร
13. ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุม มาเป็นการประชุมผ่านคอมพิวเตอร์
14. ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บเอกสารซ้ำซ้อน โดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร
(Paperless Office)

ข้อเสีย ของ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)
1. ลดการติดต่อแบบตัวต่อตัว (face-to-face) ระหว่างพนักงานในบริษัท
2. ทำให้ผู้บริหารรู้สึกว่าสูญเสียอำนาจการควบคุมลูกน้อง
3. การใช้ระบบอัตโนมัติในชีวิตประจำวันอาจทำให้เกิดความเสี่ยงเมื่อระบบการควบคุมอัตโนมัติปฏิบัติงานผิดพลาด
4. มี การเปลี่ยนแปลง วิธีปฏิบัติงานอาจทำให้พนักงาน ไม่ยอมรับการ ปรับเปลี่ยนวิธีปฏิบัติงาน และต้องการ การฝึกอบรมเพิ่มเติม
5. ผู้บริหารต้องลงทุนสูงซึ่งต้องวิเคราะห์ความคุ้มค่าเมื่อเทียบกับการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล การปฏิบัติงาน ของพนักงาน


7. วิเคราะห์เหตุที่มี E-office นั้นเกิดขึ้นมาสอดคล้องกับสังคมปัจจุบันอย่างไร
e-cffice สอดคล้องกับสังคมเป็นอย่างมากเพราะทำให้สังคมมีความสะดวกสบายมากขึ้น โดยเพราะการทำงาน ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานได้เป็นอย่างมาก การดำเนินการ e-Office ต้องเน้นในเรื่องความทันสมัย ความรวดเร็ว ความถูกต้อง และความน่าเชื่อถือของข้อมูล ดังนั้นงานระบบ e-Office ที่กำลังจะนำมาใช้จะเริ่มจากการนำเสนอทางเดียวในลักษณะหนังสือเวียนก่อน(ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของเอกสารแบบ PDF) ขณะเดียวกันก็มีการให้ความรู้และนำเอาเรื่อง Security มาใช้ประกอบด้วย เพื่อนำไปสู่การนำเสนอให้มีการนำเอาลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) และวิธีการตรวจสอบลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการลงนามต่างๆ